АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ В УМОВАХ ПЕРЕХОДУ НА ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ
Ключові слова:
електронний документообіг, архівна справа, казначейське обслуговування, виконання бюджетів, зберігання інформації, дистанційний доступ, електронний архівАнотація
Вступ. Впровадження електронного документообігу значно зменшило обсяги паперових документів та, водночас, поставило питання щодо зберігання інформації. Загроза втрати документів, що виникає в період воєнного стану, ще більше підсилює необхідність пошуку шляхів вирішення проблеми збереження та безпечного доступу до інформації, яка є цінною для держави. Актуальність дослідження полягає у необхідності висвітлення перспектив впровадження електронного архівування для інформації про виконання бюджетів.
Мета – проаналізувати нормативне регулювання архівної справи, вплив впровадження електронного документообігу у бюджетній сфері на обсяги інформації, що зберігається, та окреслити перспективи впровадження електронних архівів для зберігання даних, які накопичуються під час виконання бюджетів.
Результати. Аналіз нормативно-правової бази, що регулює архівне зберігання даних та роботу з електронними документами, показав, що вона встановлює та визначає лише передачу до архіву електронних документів, однак поза увагою залишається питання роботи архівів, що зберігають електронні документи. Продемонстровано тенденцію до зменшення документів у паперовому вигляді після впровадження системи дистанційного казначейського обслуговування розпорядників та одержувачів бюджетних коштів.
Висновки. Обґрунтовано необхідність впровадження електронних архівів для збереження інформації стосовно виконання бюджетів, що забезпечить: надійне зберігання документів відповідно до вимог чинного законодавства; організацію пошуку та доступу до необхідної інформації; високий ступінь захисту даних розпорядників та одержувачів бюджетних коштів.
Посилання
Левчук О. Архівні електронні інформаційні ресурси як джерело історичної інформації. Архіви України. 2020. № 4(325). С. 52–70.
Коржик Н. Цифрові архіви України: стан, проблеми, перспективи. Вісник Книжкової палати. 2022. № 4. С. 35–39.
Кравець Р., Марковець О., Бойко П. Електронний архів як засіб швидкого доступу до управлінської інформації. Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. 2023. № 4. С. 14–21.
Калакура Я., Палієнко М. Концептуалізація електронного архівознавства в контексті цифровізації українського суспільства. Архіви України. 2021. № 3. С. 36–65.
Сommunication from the commission to the European parliament, the council, the European economic and social committee and the committee of the regions. A Digital Single Market Strategy for Europe. 2015. URL : https://ec.europa.eu/commission/presscorner/api/files/attachment/8210/DSM_communication.pdf.
Про Національний архівний фонд та архівні установи : Закон України від 24.12.1993 р. № 3814-XII. URL : https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12#Text.
Про електронні документи та електронний документообіг : Закон України від 22.05.2003 р. № 851-IV. URL : https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text.
Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання : наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 р. № 1886/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 р. за № 1421/26198. URL : https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text.
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях : наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181. URL : https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text.
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів : наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884. URL : https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text.
Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів : постанова Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 р. № 1004. URL : https://www.kmu.gov.ua/npas/88789152.
Cтратегія реформування державного управління України на 2022–2025 роки : розпорядження Кабінету Міністрів України від 21 липня 2021 р. № 831-р. URL : https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/831-2021-%D1%80#Text.
Стратегія розвитку архівної справи до 2025 року. 2020. URL : https://www.kmu.gov.ua/news/strategiya-rozvitku-arhivnoyi-spravi-do-2025-roku.
Національний банк упроваджує інформаційну систему “Електронний архів НБУ”. 2023. URL : https://bank.gov.ua/ua/news/all/natsionalniy-bank-uprovadjuye-informatsiynusistemu-elektronniy-arhiv-nbu.
В Україні запрацюють електронні архіви: відбулася презентація пілотного проєкту. 2023. URL : https://www.kmu.gov.ua/news/v-ukraini-zapratsiuiut-elektronni-arkhivyvidbulasia-prezentatsiia-pilotnoho-proektu.
Клієнт Казначейства – Казначейство. URL : https://www.treasury.gov.ua/kliyentkaznachejstva-kaznachejstvo.
Завантаження
Номер
Розділ
Ліцензія
Автори, які подають матеріали до наукового журналу Світ фінансів, погоджуються з наступними положеннями:
- Автори зберігають за собою всі авторські права й одночасно надають журналу право першої публікації на умовах ліцензії Creative Commons Attribution License, що дозволяє розповсюджувати даний матеріал із зазначенням авторства та первинної публікації в даному журналі.
- Автори мають право укладати самостійні додаткові угоди щодо неексклюзивного розповсюдження наукової статі у тому вигляді, в якому вона була опублікована цим журналом (наприклад, розміщувати наукову статтю в електронному сховищі установи або публікувати у складі монографії), за умови збереження посилання на першу публікацію роботи у цьому журналі.
- Політика журналу дозволяє і заохочує розміщення авторами в мережі Інтернет (наприклад, у сховищах установ або на особистих веб-сайтах) рукопису роботи, як до подання цього рукопису до редакції, так і під час його редакційного опрацювання, оскільки це сприяє виникненню продуктивної наукової дискусії та позитивно позначається на оперативності та динаміці цитування опублікованої роботи (див. The Effect of Open Access).
